Schon Anfang 2025 wird die E-Rechnung zur Pflicht. Revolver ist darauf vorbereitet. Alle wichtigen Informationen finden Sie hier.
Wie sieht die Gesetzeslage aus?
Ab dem 1. Januar 2025 ist im B2B-Bereich die elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) vorgeschrieben. Dies gilt nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen — Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.
Die E-Rechnung ist gleichwertig mit der klassischen Papier-Rechnung und ersetzt diese. Es muss also nicht zusätzlich noch eine Rechnung auf Papier oder als PDF erstellt werden. Apropos: Ein PDF gilt dann nicht mehr als E-Rechnung!
Die E-Rechnung muss ein ganz bestimmtes Format haben, das auf XML basiert. Dadurch werden die Daten mit einer einheitlichen Struktur übermittelt. Diese ist in der europäischen Norm EN 16931 festgelegt.
Für Eingangs-Rechnungen gelten diese Regelungen natürlich ebenfalls. Jede Firma muss daher in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten.
Was ist was: E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD
E-Rechnung ist der Überbegriff. XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen sind gültige Untervarianten der elektronischen Rechnung.
Der wesentliche Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD ist leicht erklärt:
- Die XRechnung ist ein rein maschinelles XML-Datenformat, dass für das menschliche Auge nur schwer zu entziffern ist.
- Dagegen ist ZUGFeRD eine herkömmliche PDF-Rechnung, in die eine XRechnung unsichtbar eingebettet ist. Für den menschlichen Betrachter sieht das PDF genau so aus wie gewohnt, mit Firmenlogo und der Hausschrift. Die Software des Empfängers liest nur die eingebettete XRechnung ein und ignoriert den Rest des PDFs.
ZUGFeRD mag vom Namen her absurd klingen, aber es ist klar das bessere Format. Denn hier kann der Empfänger (und auch der Absender) den Inhalt der Rechnung jederzeit anschauen und überprüfen, ganz ohne Hilfsmittel. Außerdem ermöglicht ZUGFeRD, das eigene Corporate Design einzusetzen. Übrigens - ZUGFeRD ist ein Akronym für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland".
Revolver unterstützt beide Formate schon seit längerer Zeit.
Übergangsfristen — aber mit Haken und Ösen
Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Rechnungen als herkömmliches PDF verschickt werden — allerdings nur, wenn der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist. Wenn der Empfänger auf einer E-Rechnung besteht, muss diese auch ausgestellt werden. Um diesen Aufwand (und die damit verbundenen Diskussionen) zu vermeiden, empfiehlt es sich, lieber gleich auf die E-Rechnung umzusteigen.
Die einzig erlaubte Alternative wäre, Rechnungen ganz konventionell auf Papier auszudrucken und in die Post zu geben. Die Papier-Rechnung ist tatsächlich auch noch bis Ende 2026 erlaubt. Das wäre aber ein teurer Rückschritt, von dem die meisten Ihrer Kunden nicht begeistert sein dürften.
Es wird dann für 2027 noch einmal eine Ausnahmeregel geben für kleinere Unternehmen bis 800.000 Euro Umsatz. Alle anderen müssen aber spätestens Ende 2026 komplett auf die E-Rechnung umgestellt haben.
Zusammengefasst: Die einzig vernünftige Lösung ist, schon ab Januar 2025 nur noch E-Rechnungen zu verschicken. Alles andere wäre ziemlich aufwändig und würde beim Kunden kein gutes Bild hinterlassen. Auf die Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen sollte man ebenfalls bis zu diesem Stichtag vorbereitet sein.
E-Rechnungen mit Revolver
Wie bereits erwähnt, unterstützt Revolver schon seit längerer Zeit die Ausgabe von E-Rechnungen. Derzeit bereiten wir ein größeres Update vor, das alle aktuellen gesetzlichen Änderungen berücksichtigt.
Die Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen wird mit dem kommenden Update ebenfalls möglich sein.
Derzeit ist noch einiges in Bewegung, was die Vorschriften und deren konkrete Umsetzung betrifft. Es kann also gut sein, dass wir bis Jahresende noch weitere Updates auf den Weg bringen. Wir werden hier im Blog weiter berichten.
